Quelles sont les clés de réussite d’un audit qualité ?

L’audit qualité permet d’évaluer l’efficacité du système qualité et tes process en place.

Comment est née cette notion d’audit ? Mais en quoi consiste exactement un audit qualité ? Comment réaliser un audit qualité ? Avec quels outils ?

Let’s go, c’est parti pour découvrir cette notion d’audit.

Histoire de l’audit

La notion d’audit repose sur une idée très, mais vraiment très ancienne.

En effet, on remarque l’existence d’une fonction quasi identique dans des civilisations lointaines.

Par exemple, en Egypte Ancienne, il existait des « contrôleurs » qui vérifiaient l’exactitude des comptes, des impôts, etc…

En Grèce, 300 avant J.C, il existait un corps d’experts chargé de vérifier les comptes des trésoreries publics, etc…

Le mot audit lui-même vient de la pratique romaine de jugement des plaintes avec « audition » des témoins.

En Chine, au VIII^ème siècle est née l’idée de l’indépendance des auditeurs.

Plus près de nous, au XIII^ème siècle, l’intérêt de l’audit commença à être reconnu. Par exemple, les barons devaient donner lecture publique des comptes de leurs domaines devant des « acunturs », des auditeurs.

Encore plus près de nous, la pratique de l’audit s’implanta aux États-Unis au cours du XIX^ème siècle par l’intermédiaire des investisseurs anglais qui voulaient contrôler, avec des contrôleurs indépendants, la profitabilité de leurs investissements. Leurs méthodes furent adoptées et adaptées par les Américains pour leurs propres besoins.

Et, avec la naissance et la croissance de la révolution industrielle, cette notion d’audit n’a fait que croître, s’intensifier et se développer avec les outils qui lui sont liés.

La notion d’audit telle qu’on la connaît est né en 1930 aux USA, après la crise de 1929 qui a fait tellement de ravages et qui a posée beaucoup de questions.

Puis son champ d’investigation, lié au début aux opérations financières et comptables, s’est élargi : il s’est étendu à l’ensemble des fonctions et organisations.

En 1941, aux États-Unis, a été créé l’Institut des Auditeurs Internes, afin de promouvoir les compétences professionnelles, techniques et managériales des auditeurs internes.

Pour finir au sujet de l’histoire de l’audit, l’Institut des Auditeurs et Contrôleurs Internes (IFACI) a été créé en 1965 en France. Cet institut publie une revue, organise des groupes de réflexion, assure une formation et contribue au développement de formation en externe.

Il existe d’autres associations dans le domaine de l’audit qui sont là pour promouvoir et enrichir le domaine de l’audit. Et, devenu un phénomène mondial, il s’est institutionnalisé dans bon nombre de pays.

Je t’avais dit que cette notion était très ancienne, non ?

L’audit Qualité, à quoi sert-il ?

L’audit est un élément important de la qualité et son rôle est essentiel dans la démarche de l’amélioration continue.

Il s’agit d’une activité indépendante, objective et nécessaire, qui permet de donner à un service ou une entreprise, le degré de maîtrise de ses activités (en production comme en services annexes). Cet audit apporte des conseils et contribue à donner de la valeur ajoutée à toutes les opérations / activités.

L’audit qualité est un excellent moyen de vérifier si tes objectifs qualité sont atteints.

Avant l’audit était synonyme d’affrontements, dialogue uniquement pour les experts, confrontation loin de la réalité du terrain. De nos ours, les auditeurs sont considérés plutôt comme des partenaires dans une démarche d’amélioration continue de l’entreprise.

L’audit est donc devenu un véritable outil d’amélioration et de perfectionnement. Il faut que les auditeurs soient formés bien sûr à cette nouvelle façon de fonctionner, mais en règle générale, c’est devenu la norme grâce au passage au mangement de la qualité (issue de la norme ISO 9001) plutôt qu’à l’assurance qualité

Le but d’un audit est d’auditer des process, d’analyser des données, de vérifier l’efficacité de ces process et d’être source d’amélioration continue.

C’est quoi un audit ?

 Si on se penche un peu sur les définitions, voyons ce qu’est un audit :

• Selon les normes ISO 8402 et 10011 : « L’audit est un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon efficace et sont aptes à atteindre les objectifs ».
• Selon la norme ISO 9000 : « C’est le processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure de critères d’audit elles sont satisfaites ».

Dans un audit qualité, on évalue en règle générale trois points :

• Le personnel
• Les méthodes et
• L’organisation

Il existe deux types d’audit :

• L’audit externe, peut être réalisé par un cabinet d’audit certifié, par exemple autorités de santé dans le cadre d’une industrie cosmétique, pharmaceutique, aussi réalisé par l’entreprise elle-même, dans le cadre des relations clients / fournisseurs et / ou prestataires, afin d’évaluer leur système qualité.
• L’audit interne réalisé par le service qualité de l’entreprise, qui permet d’identifier des sources d’amélioration ou des dysfonctionnements. Il doit devenir un véritable outil d’amélioration.

Ces deux types d’audit peuvent aussi être déclinés d’une autre façon selon l’audit choisi :

• Audit qualité des procédures (ou de documentation)
• Audit qualité des systèmes
• Audit qualité des process
• Audit qualité des produits (ou services)

Pour savoir si tes process en cours sont parfaitement maîtrisés et efficaces, la mise en place d’un audit qualité interne régulier est un excellent moyen de suivre tout cela. Grâce à lui, tu pourras juger si tu respectes toujours les consignes et process que tu as toi-même mis en place, ou si tes collaborateurs et / ou prestataires respectent à la lettre tes process. Il te permettra de remédier aux dérives et incompréhensions.

Objectifs de l’audit qualité

L’audit est conçu pour atteindre les objectifs suivants, tu peux choisir celui ou ceux que tu veux atteindre en priorité :

• Déterminer l’efficacité du système qualité mis en place
• Déterminer la conformité ou non de tes process
• Déterminer la capacité de ton système qualité à atteindre tes objectifs
• Te permettre d’améliorer ton système qualité
• Satisfaire aux exigences réglementaires, si tu es concerné par celles-ci

Il existe aussi des leviers qui vont déclencher un audit :

• Evaluer un fournisseur ou prestataire avant l’établissement d’un contrat par exemple
• Vérifier que le système qualité du fournisseur / prestataire satisfait encore et toujours à tes exigences
• Faire évaluer ton système de qualité par rapport à une norme existante ou une nouvelle norme

Le rôle de l’auditeur

Le terme d’auditeur est apparu entre la fin du XIIIème et le début du XIVème siècle en Angleterre.

Son travail a progressivement évolué en même temps que l’histoire de l’audit, il s’est adapté à chaque avancée.

Au départ, simple recherche, enfin simple si on veut, des fraudes et écritures comptables, le rôle de l’auditeur, homme indépendant et compétent, a évolué jusqu’à une appréciation globale de la fidélité de chaque rapport émis par telle ou telle entreprise (ou service de l’entreprise) et il va jusqu’à une analyse critique de la fiabilité de chaque procédure, de l’efficacité, de l’efficience et / ou de la pertinence du système de contrôle en place.

Mais son rôle va bien au-delà d’un simple contrôle, l’auditeur est aussi là pour faire des propositions et / ou recommandations afin d’améliorer chaque structure / procédure / process.

S’il est vrai que les auditeurs existent depuis deux mille ans avant J.C., l’intérêt pour l’audit va se développer grâce à l’augmentation des auditeurs professionnels

Quelles sont les compétences nécessaires pour un auditeur ?

En règle générale, les auditeurs sont des volontaires, ayant la volonté de bien faire les choses et de les faire évoluer.

Pour moi, un auditeur doit avoir les compétences / qualités suivantes :

• Un minimum d’expérience du fonctionnement d’une entreprise (la sienne s’il s’agit d’un auditeur interne, et pour un auditeur externe du fonctionnement général d’une entreprise)
• Il connaît les objectifs de l’entreprise, son environnement et éventuellement ses clients
• Il est à même de comprendre les interactions entre les services internes ou externes
• Il connaît la norme de l’audit qu’il réalise (c’est pour moi la BASE !)
• Il maîtrise les techniques d’un audit
• Il est capable de s’exprimer clairement tant à l’oral qu’à l’écrit (notamment pour la rédaction de son rapport d’audit)
• Il connaît le secteur d’activité qu’il audit
• Il doit pouvoir questionner, évaluer et donner son appréciation
• Il a un bon pouvoir de communication
• Il est capable de rester objectif afin d’évaluer en toute indépendance
• Il est capable de comprendre le mot « confidentialité », lorsqu’il audit une entreprise autre que la sienne et même un service autre que le sien avec des dossiers dits « sensibles »

Cela en fait des qualités et compétences, mais elles sont nécessaires afin de réaliser un audit en toute indépendance et objectivité.

L’audit en résumé

Il faut donc savoir que la conduite d’un audit a ses codes, ses règles et ses outils qui sont là pour permettre une conduite efficace, sereine et objective d’un audit mais aussi pour permettre la lecture du « rapport d’audit » ou « compte-rendu d’audit » par toute personne.

En effet, le but premier d’un audit est bien sûr de remédier aux problèmes ou de renforcer l’efficacité de ce qui est place.

Mais il a aussi pour but de permettre à toute personne de lire et comprendre ce rapport alors même que cette personne n’a pas participé à la réalisation de cet audit ni même que cette personne connaisse le service / la production / la fonction / le process / la procédure.

Comme tu peux le constater à la lecture de cet article, un audit permet d’augmenter la robustesse de ses process en place et il permet donc d’augmenter son efficacité et donc la Qualité au sein d’une entreprise ou d’un service.

Dans les prochains articles, je t’expliquerai les audits internes et externes.

Je te parlerai également des outils à ta disposition pour réaliser un audit efficace, objectif et pertinent.

Tu verras qu’il existe une méthodologie simple, efficace et facile à mettre en place.

As-tu déjà réalisé un audit ?

Quelles connaissances ou expériences en as-tu retirées ?

Tu peux aussi aller lire mon article sur l’amélioration continue

N’hésites pas à me laisser un commentaire.