Quels sont les avantages d’une bonne organisation ?

Après le lancement de mon challenge pour optimiser ton organisation (Si tu veux t’inscrire, c’est par ici), j’ai eu envie d’écrire un article sur les avantages à être bien, ou mieux organisé.

S’organiser au quotidien est un réel défi, mais grâce à de simples petits gestes, tu peux réussir à reprendre et garder le contrôle.

S’organiser est aussi un état d’esprit qui va te permettre de garder un équilibre vie perso / vie pro.

Tu cours après le temps ? Tes journées sont trop courtes, le temps passe trop vite, rien se passe comme prévu ?

Et que fait-on dans ces cas-là ? On renonce à revoir son organisation au mieux et on gère comme on peut !!

Il faut bien garder en tête, que même avec une organisation au top, il y a des aléas dans la vie qu’on ne peut absolument pas prévoir (bah oui, sinon d’une part ce n’est pas drôle et d’autre part, ce ne sont plus des aléas 😉) !

Mais, keep calm, aucune fatalité à tout ça, on peut limiter au maximum ce genre de problème.

Il existe une tonne de méthodes d’organisation, de gestions de son temps et toutes ont des avantages et des inconvénients.

Selon la méthode, elle peut convenir à un type de caractère bien précis, d’autres exigent persévérance et rigueur ou d’autres encore vont vous aider à gérer ton manque d’organisation ou d’indiscipline ou ton désordre style créatif (et là me vient en tête l’exemple de mon mari qui, je cite « a un désordre organisé », mais bien sûr 😁).

Prévoir son organisation, gérer son temps, c’est anticiper au maximum ce qui peut t’arriver, mais ce n’est pas TOUT anticiper bien sûr !

J’ai noté pour toi quelques conseils pour mieux t’organiser au quotidien, les voici :

Faire une To Do List réaliste

Au lieu de faire une liste longue comme la route de chez toi à la Lune, divises tes tâches en plusieurs sous catégories.

Par exemple, à faire aujourd’hui, à faire demain, à faire cette semaine ou à déléguer, à faire ce mois-ci, etc etc, laisses libre cours à ton imagination..

Cette division va t e permettre de te sentir moins submergé par l’énormité des tâches à réaliser et de mieux répartir ton temps et ton énergie.

Classer au fur et à mesure

Classe tes documents, papiers, dossiers etc. au fur et à mesure ou prévoit un créneau dans ta semaine pour le faire.

Mais si tu ne le fais pas de suite, prévois un emplacement, une boîte (jolie de préférence, c’est plus agréable pour ton espace de travail).

Prioriser avant de commencer ta journée

Chaque matin, prends le temps de regarder ta To Do avant de commencer ta journée.

Ou si tu es de la team du vendredi comme moi, je fais mon planning de la semaine qui arrive le vendredi (ou le week-end pour certains et certaines).

Il existe un diagramme (ou principe) du nom de Pareto (du nom d’un économiste italien de la fin du XIXème siècle), qui dit que « environ 80 % des effets sont le produit de seulement 20 % des causes ».

Dans notre cas, cela veut dire que 80 % de tes résultats sont le fruit de 20% de ton travail.

D’où la nécessité de bien prévoir ta semaine pour éviter de perdre du temps sur des tâches inutiles ou en tout cas, moins importantes.

Connaître ton rythme

Es-tu plutôt du matin ? De l’après-midi ou du soir ? Quelles sont tes préférences en termes de planning : papier, agenda, notion …

En connaissant ton rythme et tes goûts, tu t’organiseras mieux et tu perdras moins de temps, et surtout, tu deviendras beaucoup plus efficace.

En connaissant ton rythme, tu sauras mieux éviter les écueils de tes points faibles et tu planifieras mieux tes journées selon tes besoins.

Poser des limites

Au-delà d’un certain point, ton efficacité et ton attention diminuent, ainsi que ta motivation.

Ta concentration se perd et tu gaspilles ton énergie à vouloir finir malgré tout, ce qui en plus risque de te faire faire des erreurs ou des oublis.

Selon la loi d’Illich (ou loi des rendements) :

« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».

La loi d’Illich nous dit qu’il faut faire des pauses pour être plus productif et qu’il faut respecter des cycles d’environ 90 minutes pour garder son efficacité, son attention et sa productivité.

Saches te poser des limites afin de te respecter, ton entreprise et tes clients te diront merci et ton esprit aussi 🧠.

Savoir dire non

Tu n’as pas besoin d’accepter toutes les invitations ni tous les clients !

😱 OMG, mais qu’est-ce que je dis là ?

Quand on débute, on se dit (et moi la première 🙄), qu’on doit accepter toutes les sollicitations et surtout TOUS les clients qui viennent à soi, et c’est normal, on n’a peur de ne pas pouvoir réussir.

Mais, à accepter tout le monde, on peut aussi  se retrouver dans la situation où un ou des clients ne correspondent pas vraiment, voire pas du tout, à nos valeurs, nos envies. Et là, ça devient difficile à gérer pour nous.

Alors oui, il faut savoir dire NON, même si ça fait peur, c’est pour notre bien et celle de notre entreprise 🏭.

S’accorder du temps pour soi

Une ancienne collègue disait, quand elle a débuté dans l’entreprise où je travaillais, « on ne peut pas être à fond tout le temps, non ce n’est pas possible » !

Et elle avait, et a encore, raison ! Personne n’est productif à 100% en permanence. Dans un article que j’ai lu (et dont j’ai oublié de garder la réf 😱), l’auteur expliquait que le cerveau ne peut se concentrer correctement que pendant 45 minutes avant de divaguer vers d’autres cieux. 45 minutes quand même, alors cumulés sur une journée de travail d’environ 8h, cela fait 2h de divagation de ton cerveau !!

Autant mettre ces 2h à profit pour garder du temps pour toi, pour t’aérer l’esprit, te faire masser, lire un livre et que sais-je encore : libre cours à tes passions !

S’accorder des moments de détente, de plaisir va permettre à ton cerveau, comme à ton corps, de récupérer.

Et si tu n’as pas l’habitude de t’accorder ces moments, alors notes les dans ta To Do, to, planning car c’est essentiel pour ton bien.

Pour moi, mes moments de détente, ce sont un bon thé avec le livre du moment, une balade en forêt avec mon chien et les jours sans école avec mon fils, ou regarder une série ou un film que j’aime.

Mettre des délais réalistes

Selon la loi de Parkinson, qui pose que ‘tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Ce qui veut dire que les tâches que tu choisis prennent le délai que tu leur accordes.

Par exemple, lorsque je rédige un article, comme celui-ci, je décide que je vais lui accorder 3 jours : un jour pour rédiger, un jour off pour laisser décanter et un jour de relecture, mais si je lui avais donné 4 jours alors je fini de le relire que le 4ème jour avec 2 jours off 🤔.

Il faut donc être réaliste quant aux délais que l’on donne à nos projets, ni trop peu au risque de finir dans l’urgence, ni trop au risque de se noyer dans d’autres tâches et de là aussi de finir dans l’urgence !

Mettre les notifications en mode silencieux

C’est une mésaventure qui m’est arrivée depuis que je me suis lancée en indépendant : j’avais peur de rater une info CAPITALE si je ne regardais pas mon téléphone dès qu’une notification arrivait !!

Il faut relativiser, bien sûr qu’on va rater des infos mais sont-elles vraiment capitales pour nous, notre entreprise ? Pas sûre.

Quand on passe son temps à vérifier ses notifications, en réalité on perd un temps fou dans notre travail, en concentration d’abord mais aussi en efficacité. Il est difficile, parfois impossible pour certaines personnes, de se reconcentrer immédiatement sur ce que l’on était en train de faire et on perd le fil et on peut aussi perdre en cohérence dans ce que l’on écrit, dessine, peint etc.

Et tout ce temps perdu mis bout à bout peut se révéler énorme : imagine 1 minute +5 minutes +10 minutes+++  ça peut faire facilement 1h, 2h voire plus 😱

On m’a aidé à m’en rendre compte (merci Julie de i.dont.think 🥰) et maintenant j’ai gagné un temps fou sur mon travail.

Terminer chaque tâche et bien finir sa journée

Te disperser un peu partout, t’éparpiller n’est vraiment pas une bonne idée. Faire deux choses en même temps ne te permettra pas de gagner du temps, bien au contraire !

« Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue »

Loi de Carlson

Il est préférable de terminer complètement une tâche avant d’en commencer une autre, plutôt que d’en entamer une, puis deux puis une autre etc. Dans ces cas-là, on perd du temps à se reconcentrer à chaque fois et on risque de bâcler son travail, ce qui est préjudiciable à ton entreprise mais aussi à ta santé mentale.

Bien sûr, il y a les aléas dont j’ai parlé au début, c’est pour cela qu’il vaut mieux planifier 60 à 70% de temps.

Et quand arrive la fin de journée, gardes toi un petit créneau afin de remettre en ordre ton bureau, ton espace de travail, tes dossiers ou fichiers, ton cerveau 🧠 et ton organisation 🗓️ te diront merci le lendemain !

Conclusion

Ne pense pas que tu connais la solution parfaite, déjà parce que la perfection n’existe pas et surtout on évolue en permanence.

Ce qui t’a convenu aujourd’hui peut ne plus te convenir la semaine d’après, c’est à toi d’ajuster au fur et à mesure.

Gérer son temps, c’est savoir rester professionnel en toute occasion.

Pour avoir des lendemains qui chantent (oh je deviens poète 😉), il faut terminer sa journée en… préparant celle du lendemain.

Pour ce faire, dresses la liste des choses à faire, prépares les documents nécessaires dans une belle boîte prévue à cet effet (pour que cela reste beau et agréable pour travailler).

J’espère que cet article t’a inspiré et que tu mettras en place de bonnes habitudes, sans toutefois révolutionné ton quotidien, le but n’est pas de tout remettre en question mais seulement de trouver le moyen d’améliorer ton quotidien.

Partages en commentaires tes tips et autres astuces sur ta façon de t’organiser ou les points que tu souhaiterais améliorer et nous en discuterons ensemble 🥰