1. Introduction
Bien souvent, et même trop souvent je dirais, les conditions qui règnent au travail ne sont pas idéales pour obtenir les meilleures performances.
Il y a du désordre et donc il faut du temps pour trouver les bons outils au bon moment.
Il arrive même que des ressources soient gaspillées inutilement.
Pour pallier à cet état des choses, de nombreuses entreprises conduisent parfois des opérations de rangement sporadiques type « grand ménage de printemps ». Et en effet, à court terme cela peut aider mais très vite les mauvais travers reviennent au galop et il faut tout recommencer. Imaginez la perte de temps au cours des semaines, mois, années 😱
C’est pourquoi, il faut se pencher sur le problème de manière profonde et durable.
Il faut donc instaurer une méthode plus efficace et qui soit entretenue sur le long terme.
Eh bien, grande nouvelle, ça existe 😋 ! Elle porte un nom un peu bizarre mais elle est vraiment efficace.
C’est ce que propose la fameuse méthode des 5S, qui nous vient pour partie du Japon (mais je vous explique toute l’histoire dans ma future formation dédiée à cette méthode 😉).
Cette méthode est de plus en plus populaire en France et en Europe plus généralement. Elle est parfois rebaptisée méthode ORDRE (Ordonner, Ranger, Dépoussiérer, Rendre évident, Être rigoureux).
Le chiffre 5 fait référence aux cinq étapes à suivre pour instaurer un environnement de travail favorable à ta performance et ce, de façon pérenne.
La particularité de cette méthode réside dans le fait que l’objectif atteint à un moment donné est sans cesse remis en cause et amélioré.
Je te sens captivé, non ❓ Mais si, alors installes toi confortablement et lis la suite de mon article pour en apprendre davantage sur cette méthode 5S.
2. En quoi consiste cette méthode au juste ?
Il s’agit d’un changement continu afin de s’améliorer. Dans le monde de l’industrie, on appelle cela de « l’amélioration continue ».
C’est une certaine vision des conditions de travail, de l’environnement au travail et des process. Cela inclut également une volonté de progresser soi-même et d’améliorer la qualité de ses produits / services.
Bien sûr, il ne faut pas te lancez dans une entreprise gigantesque lorsque tu décides de mettre en place cette méthode. Il vaut mieux commencer petit, pour d’une part ne pas te décourager devant l’ampleur de la tâche mais aussi pour prendre le temps d’apprendre la méthode et tous ses outils. Par exemple, ne commences pas par l’ensemble de ton espace de travail mais plutôt par juste ton bureau, puis agrandit au fur et à mesure que tu comprends et assimile la méthode.
Saches aussi qu’il te faudra rechercher en permanence de nouvelles possibilités d’amélioration, ne jamais te satisfaire de ce que tu as déjà fait mais qu’il te faudra chercher à améliorer ton niveau en permanence.
De cette façon, tu réaliseras les étapes de travail de plus en plus efficacement et tu feras des économies sur tes ressources et / ou utilisées de façon efficace.
Pour que la « culture 5S » s’instaure efficacement au sein de ton entreprise, il faut que tu sois prêt à t’impliquer et surtout, à accepter le changement que la mise en pratique des ces différentes améliorations vont apporter à ton entreprise et à toi.
3. Signification des 5S
La méthode 5S est issue de la méthode américaine TWI (Training Within Industry).
C’est un programme de formation pour chaque salarié et qui a été mis au point lors de la Seconde Guerre Mondiale aux USA. Cette méthode a ensuite été mis en place au Japon, grâce aux USA et elle a été structurée par les Japonais dans l’usine automobile Toyota. Cette entreprise subissait une situation compliquée suite à la Seconde Guerre Mondiale et, grâce à la méthode 5S, elle a ainsi pu renouer avec la performance et la qualité.
Mais sais-tu ce que signifie exactement ces fameux 5S ?
3.1. Seiri ou supprimer l’inutile
Tout comme moi et beaucoup d’autres personnes 😊, tu accumules bon nombre d’objets dans ton espace de travail et même dans ton espace perso, qui ne servent jamais ou que rarement. Du coup, le désordre s’installe et tu perds du temps à rechercher chaque objet dont tu as besoin.
Pour t’aider, il suffit juste de se poser quelques questions pertinentes, telles que :
- Quels objets ne sont plus utilisés ?
- Quels objets ne sont que peu utilisés ?
- Quels objets peuvent être supprimer définitivement ?
- Quels objets peuvent être rangés dans un endroit plus approprié ?
Lorsque tu supprimes l’inutile de ton environnement, il est plus facile de retrouver tes objets ou ressources disponibles.
Tu vois ce que je veux dire ? Non 🤔 ?
Ok, alors je vais t’aider. Si tu connais exactement ce que tu possèdes, ce que tu as en stock et où tout est rangé, alors tu vas gagner en sérénité, en sécurité financière (et oui, si tu connais l’état de ton stock, alors tu gères beaucoup mieux l’aspect financier de ton entreprise).
3.2. Seiton ou situer les choses
Pouvoir trouver facilement et rapidement les choses découle directement du 1er S.
Mais maintenant, il faut trouver LE système de rangement qui va te correspondre et qui va t’apporter de la fluidité dans la gestion de ton entreprise.
Oui mais voilà, quel système de rangement mettre en place ?
Il te faut juste savoir que le système que tu vas mettre en place doit te correspondre avant toute chose.
S.Smiles a dit « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Cette citation, tu dois la faire tienne en permanence.
Pour t’aider, voici quelques questions à te poser :
- A quelle fréquence j’utilise tel ou tel objet ?
- Doit-il être placé près de moi ? un peu plus loin ? très loin ?
- Dois-je « baliser » son emplacement ? son chemin d’accès ?
- Dois-je faire un classement ?
- Dois-je faire des photos avant / après ?
Tu peux écrire le système que tu vas mettre en place, par exemple si tu délègues pour le côté pro et si tu mets ce système en place pour le côté perso, pour que tout le monde sache comment faire.
Les photos ou dessins sont aussi très parlants, tu peux donc de faire des photos avant / après.
Les étiquettes rendent le classement visible et compréhensible.
3.3. Seiso ou nettoyer
Mais, tu auras beau mettre en place le meilleur système de rangement possible, si ton espace de travail n’est pas propre alors ça ne sert à rien !
Il est donc important de nettoyer ton espace de travail : la pièce, ton bureau, tes étagères, ton espace de stockage etc…
Il faudra mettre en place un entretien régulier, ainsi que son suivi. Si lors de ton suivi, tu t’aperçois d’une dérive, ou que c’est plus sale que d’habitude, alors il faudra analyser les causes et trouver une solution pour y remédier.
👀 Je vois bien ta tête, le nettoyage c’est pas terrible, ce n’est pas drôle oui mais voilà il faut le faire. C’est comme si tu cuisinais et que tu laissais la vaisselle sale dans l’évier : ce n’est pas possible, on est tous d’accord. Cette étape est essentielle, elle t’assure une meilleur environnement de travail et augmente ton efficacité.
Et si tu un entrepreneur qui reçoit ses clients dans son espace de travail, alors tu sais qu’un espace propre, rangé, entretenu donne une meilleure image de ton entreprise et inspire une plus grande confiance en tes produits / services.
Donc comme tu peux le constater, cette étape est loin d’être sympa mais elle va te donner de la confiance et de la sérénité.
3.4. Seiketsu ou standardiser
Lorsque l’on parle de standardisation, on parle essentiellement de deux idées distinctes l’une de l’autre.
D’une part, il te faut maintenir cet état d’ordre et de propreté et d’autre part, il faut créer un nouveau standard et t’engager à le respecter !
Et c’est là que peut intervenir différentes aides, telles que :
- Etiquetage
- Marquage au sol
- Marquage sur les étagères
- Affichage
- Planification et fréquence
Ces aides vont t’aider à savoir où chaque objet va et à quelle fréquence tu dois effectuer le nettoyage.
3.5. Shitsuke ou suivre
Et te voilà rendu à la dernière étape, et non des moindres !
Cette étape consiste à pérenniser tout ce que tu as mis en place et à maintenir la rigueur nécessaire.
Il faut surveiller les oublis ou les négligences et réagir immédiatement en cas de dérive.
Il est donc nécessaire et presque vital d’instaurer un suivi régulier.
Cette dernière étape ramène automatiquement à la 1ère étape.
4. Conclusion
Ces différentes étapes sont en fait très simples à comprendre et à mettre en pratique.
En fait, si on regarde d’un peu plus près, on se rend compte qu’il s’agit d’un cercle vertueux.
Bien sûr, elles comportent quelques difficultés et pour qu’elle fonctionne, il faut que l’ensemble de vos collaborateurs jouent le jeu.
Bon ok, si tu es seul à bord, c’est plus simple.
Pour tous ceux qui ont des collaborateurs, il vous faudra alors vaincre l’inertie que le changement apporte.
Et par expérience, je sais que ce n’est pas toujours facile de faire accepter un changement.
J’en ai fait l’expérience dans mon ancienne activité salariée. C’est difficile de convaincre des personnes réfractaires.
Mais au final, une fois que cette méthode est comprise et suivie et ce, même par les plus réfractaires, ce sont eux qui en sont les meilleurs ambassadeurs !
Par expérience, je connais aussi les bénéfices de cette méthode et c’est une véritable satisfaction de voir les efforts aboutirent.
Voici une liste non exhaustive des bénéfices de la méthode 5S, afin de te faire mieux comprendre son utilité :
- Un espace de travail propre et rangé augmente ton niveau de performance et d’efficacité
- Tes ressources seront économisées et employées de bien meilleure manière
- Tes process seront plus efficaces et productifs
- Le risque d’incidents diminue de façon significative
- Ton espace de travail est dégagé et donc tu es plus serein et les possibilités s’ouvrent
Avec cette liste de bénéfices, il est plus facile pour toi de visualiser tous les bénéfices qui s’offrent à toi.
Saches qu’il faut du temps pour s’approprier cette méthode, que le changement fait toujours un peu peur mais avec de la patience, de la rigueur et de la persévérance on voit les effets se produire.
Cette méthode est universelle, elle peut être appliquée dans la vie pro ET dans la vie perso.
L’objectif de la méthode 5S est de te permettre de créer un espace de travail agréable et serein.
Plus important encore, du point de vue macroéconomique, est le fait que « Rome ne s’est pas faite en un jour. Créer une entreprise à partir de zéro requiert du temps et des ressources.
Michael Burda, Charles Wyplosz, Macroéconomie : Une perspective européenne, 2009
Cette citation parle d’elle-même, tu ne mettras pas cette méthode en un jour non plus, tu prendras du temps mais tu la mettras en place quoiqu’il arrive.
D’ici quelques mois, je vais mettre en ligne une formation sur cette méthode 5S, alors si tu es intéressé, suis moi ici sur le blog ou sur mes réseaux sociaux, et je te tiendrai au courant de son avancement. Mais en attendant, tu peux télécharger mon ebook « Comment remettre l’organisation au cœur de ton entreprise » pour avoir un aperçu des bénéfices de cette méthode.
Et tu peux t’inscrire sur la liste d’attente pour ma formation 5S ici
